Voor de start en na de afronding van bouwactiviteiten is het opstellen van een plaatsbeschrijving of staat van bevinding essentieel. Dit rapport biedt een uitvoerige documentatie van de situatie van betrokken en te renoveren gebouwen, inclusief nutsvoorzieningen, de omliggende natuur, zoals beplanting, en de toestand van wegen en bestrating, of deze nu privé of op het openbare domein liggen. Het verslag detailleert de gebruikte materialen en noteert eventuele mankementen zoals scheuren of problemen met vocht, ondersteund door fotografisch en/of videomateriaal.

Dit document, bekend als de tegensprekelijke staat van bevinding, heeft juridische geldigheid en kan dienen als bewijsvoering in geschillen. Het initiatief voor een dergelijke beschrijving wordt vaak genomen door de architect, de eigenaar of de aannemer van het project. Een onroerend goed landmeter-expert, die als onafhankelijke deskundige optreedt, is verantwoordelijk voor de opmaak, waarbij hij zorgt dat aan alle juridische vereisten is voldaan.

De plaatsbeschrijving vindt plaats voor aanvang van de werkzaamheden, met de mogelijkheid om deze te vernieuwen bij de start van elke nieuwe fase van de bouw. Aan het einde van het project, als er schade wordt geconstateerd die niet eerder was opgemerkt, ligt de verantwoordelijkheid voor de reparatie bij de aannemer. Dit wordt vastgelegd in een afsluitende plaatsbeschrijving, die vooral wordt opgesteld bij disputen, en de kosten voor de herstellingen worden geraamd in een schadebeoordeling.